การดำเนินงานศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ

เพื่อให้ สผ. มีพื้นที่และอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่อำนวยความสะดวกให้ประชาชนสามารถเข้าตรวจดูข้อมูลข่าวสาร

1. ศึกษารูปแบบศูนย์ข้อมูลข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานอื่นแล้วนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับพื้นที่ของ สผ. 2. ศูนย์ข้อมูลข่าวสารต้องมีขนาดที่เหมาะสมในการจัดวางเอกสาร มีพื้นที่สำหรับการค้นหาและอ่านเอกสาร และสามารถเข้าถึงได้ง่าย

1. ป้ายแสดงศูนย์ข้อมูลข่าวสาร

2. ป้ายแสดงขั้นตอนการให้บริการข้อมูลข่าวสาร ขนาด A4 หรือ A3

3. ชั้นวางเอกสารสำหรับแฟ้มดัชนีข้อมูลข่าวสาร และเอกสารเผยแพร่ตามมาตรา 7 และมาตรา 9 (1) – (8) ให้เพียงพอ

4. กล่องใส่แฟ้มเอกสาร

5. เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับค้นหาข้อมูล

6. โต๊ะและเก้าอี้สำหรับอ่านเอกสาร

ปรับปรุงปีละ 2 ครั้ง

1. รายงานผลการดำเนินงานให้สำนักงานข้อมูลข่าวสารของราชการ (สขร.) ทราบปีละ 1 ครั้ง

2. รายงานผลให้คณะทำงานศูนย์ข้อมูลข่าวสาร สผ. ทราบปีละ 2 ครั้ง

เพื่อจัดหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารให้เป็นตามที่ พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารกำหนด และเพื่อให้ประชาชนสามารถตรวจดูข้อมูลข่าวสารได้โดยสะดวก

1. ศึกษาแนวทางการจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารที่จะเผยแพร่ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารจาก “เอกสารแนวทางการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของเจ้าหน้าที่ของรัฐ”หน้า 20-หน้า 26

2. พิจารณาว่าข้อมูลข่าวสารที่มีอยู่ เป็นเรื่องในมาตราใด แล้วนำมาแยกเก็บไว้ในแฟ้มของมาตรานั้น ๆ

3. จัดทำดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารเพื่อให้การค้นหาข้อมูลสะดวกขึ้น

4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร

5. ข้อมูลที่นำมาเผยแพร่ต้องเป็นข้อมูล ณ ปีปัจจุบัน  ยกเว้นข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง ข้อมูลมติคณะกรรมการ และข้อมูลสถิติ EIA ให้นำข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี มาแสดงด้วย

1. จัดเตรียมแฟ้มและติดป้ายที่สันแฟ้มเรียงตามมาตรา 7 และมาตรา 9 (1) – (8) แฟ้มละ 1 มาตรา

2. จัดเตรียม Post-It ติดขอบเอกสาร เพื่อให้ผู้มาขอรับบริการค้นหาข้อมูลได้โดยละดวกและรวดเร็วขึ้น

ปรับปรุงปีละ 2 ครั้ง

1. จัดทำบันทึกถึงสำนัก/กอง/กลุ่ม ให้จัดส่งข้อมูลข่าวสารของราชการที่อยู่ในความรับผิดชอบ ทุก 6 เดือน/ครั้ง

2. นำข้อมูลข่าวสารมาปรับปรุงในแฟ้ม โดยให้เอาเรื่องเดิมที่ซ้ำซ้อนกันออก

3. ปรับปรุงดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน

4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร  ทุกครั้งที่มีการปรับปรุงแก้ไข

เพื่อจัดทำรายงานสถิติผู้มาใช้บริการ และความพึงพอใจผู้มาใช้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการให้ สขร.ทราบ

1. รวบรวมข้อมูลผู้มาขอใช้บริการข้อมูลข่าวสารจากสำนัก/กองกลุ่ม ทุก 3 เดือน

2. นำข้อมูลมาประมวลผลโดยใช้โปรแกรม Excel คำนวณหาร้อยละ

3. จัดทำบันทึกเสนอ ลสผ. ทราบ

4. สำเนารายงานผลส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร

5. รายงานผลให้ สขร. ทราบปีละ 1 ครั้ง

การใช้สูตรการคำนวณในโปรแกรม Excel

ทุก 3 เดือน (รายไตรมาส)

จัดทำบันทึกถึงสำนัก/กอง/กลุ่ม ให้รวบรวมข้อมูลผู้มาขอใช้บริการข้อมูลทุก 3 เดือน (รายไตรมาส)

1. เพื่อให้บุคลากรของ สผ. และประชาชนทั่วไปรับทราบสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร

2. เพื่อให้บุคลากร สผ. ตระหนักถึงความสำคัญในการให้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการแก่ประชาชน

1. เลือกช่องทางที่จะเผยแพร่ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร เช่น เว็บไซต์ โบร์ชัวร์ เอกสารเผยแพร่ Social Media หรืออื่น ๆ

2. กำหนดเนื้อหาที่จะเผยแพร่ โดยศึกษาจากเอกสาร “สิทธิรับรู้ข้อมูลข่าวสารของประชาชน”

3. จัดทำสื่อเผยแพร่ ในรูปแบบ Clip Video/InfoGraphic/โบร์ชัวร์

4. ส่งสื่อเผยแพร่ที่จัดทำแล้วให้ สตป. เผยแพร่ทางเว็บไซต์

1. โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการออกแบบและจัดทำสื่อเผยแพร่ เช่น MS Word PowerPoint Photoshop Illustrator เป็นต้น

2. สามารถประยุกต์ใช้โปรแกรมต่าง ๆ เหล่านั้นมาจัดทำสื่อเผยแพร่ได้

ปีละ 1 ครั้ง

1. ปรับปรุงช่องทางและวิธีการเผยแพร่สื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์อยู่เสมอ

2. ปรับปรุงเนื้อหาของสื่อเผยแพร่ให้มีความเหมาะสม

3. ในกรณีที่เผยแพร่ทาง Social Media เช่น Facebook ให้นำ Comment และยอดกด Like มาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เพื่อให้บุคลากร สผ. ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการให้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการ และผู้ที่เกี่ยวข้องมีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติตาม พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 และสามารถให้บริการข้อมูลข่าวสารได้อย่างถูกต้อง

1. ใช้วิธีการฝึกอบรมจำนวน 6 ชั่วโมง (1 วัน)

2. กำหนดหัวข้อเรื่องที่จะเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจ

3. ประสานงานกับ สขร. เพื่อขอให้ผู้ทรงคุณวุฒิของ สขร. ในเรื่องนั้นๆ มาบรรยาย ซึ่ง สขร. ยินดีที่จะสนับสนุนวิทยากรมาบรรยาย ตามที่ส่วนราชการขอรับการสนับสนุน

4. ขออนุมัติจัดการฝึกอบรม ในกรณีนี้การฝึกอบรมดังกล่าวมีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าวิทยากร ค่าอาหารว่าง ค่าอาหารกลางวัน และค่าเอกสาร ดังนั้นต้องขอจัดตั้งงบประมาณเพื่อการอบรมดังกล่าวเป็นประจำทุกปี หรือใช้งบดำเนินงานเหลือจ่ายมาดำเนินการ

1. อุปกรณ์ในการฝึกอบรมเช่น LCD Projector

2. ต้องใช้ประสบการณ์หรือองค์ความรู้เกี่ยวกับการติดต่อประสานงานกับหน่วยงาน และการจัดการฝึกอบรม

ปีละ 1 ครั้ง

1. จัดทำรายงานสรุปผลการฝึกอบรมเสนอให้ผู้บริหารรับทราบภายใน 15 วันนับจากวันฝึกอบรม

2. นำรายงานสรุปผลการฝึกอบรมที่ผู้บริหารรับทราบแล้วส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสารต่อไป

3. จัดเก็บรายงานสรุปผลการฝึกอบรมเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจของ สขร.

เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการให้บริการข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชนได้มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการศูนย์ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานอื่น

1. ศึกษาข้อมูลว่าหน่วยงานของรัฐ หรือรัฐวิสาหกิจใดบ้างที่ได้รับรางวัลในเรื่องการจัดการศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ทั้งนี้อาจสอบถามกับ สขร. หรือค้นหาทางอินเตอร์เน็ตด้วยก็ได้

2. ประสานอย่างไม่เป็นทางการกับหน่วยงานนั้นก่อนเพื่อขอเข้าศึกษาดูงาน

3. ทำหนังสืออย่างเป็นทางการไปยังหน่วยงานนั้นเพื่อแจ้งวัตถุประสงค์ กำหนดการ และจำนวนผู้ไปศึกษาดูงาน

4. เชิญคณะทำงานศูนย์ข้อมูลข่าวสาร สผ. หรือผู้แทนสำนัก/กอง/กลุ่ม (ไม่ควรเกิน 20 คน) เข้าร่วมการศึกษาดูงาน

ต้องจัดเตรียมเอกสารที่ สผ. จัดทำขึ้น เพื่อนำไปแลก เปลี่ยนกับหน่วยงานนั้น ๆ

ปีละ 1 ครั้ง

1. จัดทำรายงานผลการศึกษาดูงานเสนอผู้บริหารรับทราบ

2. ทำหนังสือตอบขอบคุณหน่วยงานที่ไปศึกษาดูงาน

3. จัดเก็บรายงานสรุปผลการศึกษาดูงานเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจของ สขร.