คู่มือการปฏิบัติงาน : การจัดทำงบประมาณรายจ่ายประจำปี
บทนำ
การจัดทำงบประมาณรายจ่ายประจำปี ถือเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารองค์กร เนื่องจากงบประมาณเป็นทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ดังนั้นจึงต้องมีการวางแผนวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรอบคอบและให้เกิดความคุ้มค่า โดยต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาล ยุทธศาสตร์ชาติระยะ 20 ปี (พ.ศ. 2560-2579) แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติฉบับที่ 12 (พ.ศ. 2560-2564) ยุทธศาสตร์กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม ยุทธศาสตร์จัดสรรงบประมาณ และแผนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งต้องสามารถนำส่งเป้าหมายการให้บริการของหน่วยงานได้อย่างมีผลสัมฤทธิ์ การจัดทำงบประมาณรายจ่ายประจำปีประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ 1) ทบทวนเป้าหมายการให้บริการหน่วยงาน 2) การจัดทำรายละเอียดวงเงินคำของบประมาณ 3) การจัดทำเอกสารชี้แจงงบประมาณ 4) การจัดทำแผนการปฏิบัติงานและแผนการใช้จ่ายงบประมาณ
วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ทราบกระบวนการการจัดทำงบประมาณรายจ่ายประจำปี
- เพื่อให้ทราบเหตุผลความสำคัญของการดำเนินงานแต่ละขั้นตอน รวมทั้งการใช้เทคนิควิธีการองค์ความรู้และการสอบทานผลสำเร็จของการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน
- เพื่อให้เป็นข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นในการนำไปต่อยอดการฝึกปฏิบัติจริงต่อไป
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. การปรับปรุงสถานที่ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของ สผ.
เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อให้ สผ. มีพื้นที่และอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่อำนวยความสะดวกให้ประชาชนสามารถเข้าตรวจดูข้อมูลข่าวสาร
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. ศึกษารูปแบบศูนย์ข้อมูลข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานอื่นแล้วนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับพื้นที่ของ สผ. 2. ศูนย์ข้อมูลข่าวสารต้องมีขนาดที่เหมาะสมในการจัดวางเอกสาร มีพื้นที่สำหรับการค้นหาและอ่านเอกสาร และสามารถเข้าถึงได้ง่าย
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
1. ป้ายแสดงศูนย์ข้อมูลข่าวสาร
2. ป้ายแสดงขั้นตอนการให้บริการข้อมูลข่าวสาร ขนาด A4 หรือ A3
3. ชั้นวางเอกสารสำหรับแฟ้มดัชนีข้อมูลข่าวสาร และเอกสารเผยแพร่ตามมาตรา 7 และมาตรา 9 (1) – (8) ให้เพียงพอ
4. กล่องใส่แฟ้มเอกสาร
5. เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับค้นหาข้อมูล
6. โต๊ะและเก้าอี้สำหรับอ่านเอกสาร
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปรับปรุงปีละ 2 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. รายงานผลการดำเนินงานให้สำนักงานข้อมูลข่าวสารของราชการ (สขร.) ทราบปีละ 1 ครั้ง
2. รายงานผลให้คณะทำงานศูนย์ข้อมูลข่าวสาร สผ. ทราบปีละ 2 ครั้ง
2. การจัดระบบข้อมูลข่าวสารตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540
เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อจัดหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารให้เป็นตามที่ พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารกำหนด และเพื่อให้ประชาชนสามารถตรวจดูข้อมูลข่าวสารได้โดยสะดวก
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. ศึกษาแนวทางการจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารที่จะเผยแพร่ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารจาก “เอกสารแนวทางการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของเจ้าหน้าที่ของรัฐ”หน้า 20-หน้า 26
2. พิจารณาว่าข้อมูลข่าวสารที่มีอยู่ เป็นเรื่องในมาตราใด แล้วนำมาแยกเก็บไว้ในแฟ้มของมาตรานั้น ๆ
3. จัดทำดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารเพื่อให้การค้นหาข้อมูลสะดวกขึ้น
4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร
5. ข้อมูลที่นำมาเผยแพร่ต้องเป็นข้อมูล ณ ปีปัจจุบัน ยกเว้นข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง ข้อมูลมติคณะกรรมการ และข้อมูลสถิติ EIA ให้นำข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี มาแสดงด้วย
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
1. จัดเตรียมแฟ้มและติดป้ายที่สันแฟ้มเรียงตามมาตรา 7 และมาตรา 9 (1) – (8) แฟ้มละ 1 มาตรา
2. จัดเตรียม Post-It ติดขอบเอกสาร เพื่อให้ผู้มาขอรับบริการค้นหาข้อมูลได้โดยละดวกและรวดเร็วขึ้น
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปรับปรุงปีละ 2 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. จัดทำบันทึกถึงสำนัก/กอง/กลุ่ม ให้จัดส่งข้อมูลข่าวสารของราชการที่อยู่ในความรับผิดชอบ ทุก 6 เดือน/ครั้ง
2. นำข้อมูลข่าวสารมาปรับปรุงในแฟ้ม โดยให้เอาเรื่องเดิมที่ซ้ำซ้อนกันออก
3. ปรับปรุงดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน
4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ทุกครั้งที่มีการปรับปรุงแก้ไข
3. การจัดเก็บสถิติและสรุปผลการมาใช้บริการ ณ ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการของ สผ.
เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อจัดทำรายงานสถิติผู้มาใช้บริการ และความพึงพอใจผู้มาใช้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการให้ สขร.ทราบ
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. รวบรวมข้อมูลผู้มาขอใช้บริการข้อมูลข่าวสารจากสำนัก/กองกลุ่ม ทุก 3 เดือน
2. นำข้อมูลมาประมวลผลโดยใช้โปรแกรม Excel คำนวณหาร้อยละ
3. จัดทำบันทึกเสนอ ลสผ. ทราบ
4. สำเนารายงานผลส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร
5. รายงานผลให้ สขร. ทราบปีละ 1 ครั้ง
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
การใช้สูตรการคำนวณในโปรแกรม Excel
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ทุก 3 เดือน (รายไตรมาส)
วิธีการติดตามผลภายหลัง
จัดทำบันทึกถึงสำนัก/กอง/กลุ่ม ให้รวบรวมข้อมูลผู้มาขอใช้บริการข้อมูลทุก 3 เดือน (รายไตรมาส)
4. การเผยแพร่ความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสารของประชาชนให้บุคลากรของ สผ. และประชาชนทราบผ่านช่องทางการสื่อสาร
เหตุผลในการปฏิบัติ
1. เพื่อให้บุคลากรของ สผ. และประชาชนทั่วไปรับทราบสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร
2. เพื่อให้บุคลากร สผ. ตระหนักถึงความสำคัญในการให้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการแก่ประชาชน
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. เลือกช่องทางที่จะเผยแพร่ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร เช่น เว็บไซต์ โบร์ชัวร์ เอกสารเผยแพร่ Social Media หรืออื่น ๆ
2. กำหนดเนื้อหาที่จะเผยแพร่ โดยศึกษาจากเอกสาร “สิทธิรับรู้ข้อมูลข่าวสารของประชาชน”
3. จัดทำสื่อเผยแพร่ ในรูปแบบ Clip Video/InfoGraphic/โบร์ชัวร์
4. ส่งสื่อเผยแพร่ที่จัดทำแล้วให้ สตป. เผยแพร่ทางเว็บไซต์
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
1. โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการออกแบบและจัดทำสื่อเผยแพร่ เช่น MS Word PowerPoint Photoshop Illustrator เป็นต้น
2. สามารถประยุกต์ใช้โปรแกรมต่าง ๆ เหล่านั้นมาจัดทำสื่อเผยแพร่ได้
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปีละ 1 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. ปรับปรุงช่องทางและวิธีการเผยแพร่สื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์อยู่เสมอ
2. ปรับปรุงเนื้อหาของสื่อเผยแพร่ให้มีความเหมาะสม
3. ในกรณีที่เผยแพร่ทาง Social Media เช่น Facebook ให้นำ Comment และยอดกด Like มาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
5. การเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติตาม พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ให้กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบของสำนักงานฯ
เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อให้บุคลากร สผ. ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการให้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการ และผู้ที่เกี่ยวข้องมีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติตาม พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 และสามารถให้บริการข้อมูลข่าวสารได้อย่างถูกต้อง
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. ใช้วิธีการฝึกอบรมจำนวน 6 ชั่วโมง (1 วัน)
2. กำหนดหัวข้อเรื่องที่จะเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจ
3. ประสานงานกับ สขร. เพื่อขอให้ผู้ทรงคุณวุฒิของ สขร. ในเรื่องนั้นๆ มาบรรยาย ซึ่ง สขร. ยินดีที่จะสนับสนุนวิทยากรมาบรรยาย ตามที่ส่วนราชการขอรับการสนับสนุน
4. ขออนุมัติจัดการฝึกอบรม ในกรณีนี้การฝึกอบรมดังกล่าวมีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าวิทยากร ค่าอาหารว่าง ค่าอาหารกลางวัน และค่าเอกสาร ดังนั้นต้องขอจัดตั้งงบประมาณเพื่อการอบรมดังกล่าวเป็นประจำทุกปี หรือใช้งบดำเนินงานเหลือจ่ายมาดำเนินการ
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
1. อุปกรณ์ในการฝึกอบรมเช่น LCD Projector
2. ต้องใช้ประสบการณ์หรือองค์ความรู้เกี่ยวกับการติดต่อประสานงานกับหน่วยงาน และการจัดการฝึกอบรม
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปีละ 1 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. จัดทำรายงานสรุปผลการฝึกอบรมเสนอให้ผู้บริหารรับทราบภายใน 15 วันนับจากวันฝึกอบรม
2. นำรายงานสรุปผลการฝึกอบรมที่ผู้บริหารรับทราบแล้วส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสารต่อไป
3. จัดเก็บรายงานสรุปผลการฝึกอบรมเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจของ สขร.
6. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างหน่วยงาน องค์กร การศึกษาดูงาน
เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการให้บริการข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชนได้มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการศูนย์ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานอื่น
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. ศึกษาข้อมูลว่าหน่วยงานของรัฐ หรือรัฐวิสาหกิจใดบ้างที่ได้รับรางวัลในเรื่องการจัดการศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ทั้งนี้อาจสอบถามกับ สขร. หรือค้นหาทางอินเตอร์เน็ตด้วยก็ได้
2. ประสานอย่างไม่เป็นทางการกับหน่วยงานนั้นก่อนเพื่อขอเข้าศึกษาดูงาน
3. ทำหนังสืออย่างเป็นทางการไปยังหน่วยงานนั้นเพื่อแจ้งวัตถุประสงค์ กำหนดการ และจำนวนผู้ไปศึกษาดูงาน
4. เชิญคณะทำงานศูนย์ข้อมูลข่าวสาร สผ. หรือผู้แทนสำนัก/กอง/กลุ่ม (ไม่ควรเกิน 20 คน) เข้าร่วมการศึกษาดูงาน
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
ต้องจัดเตรียมเอกสารที่ สผ. จัดทำขึ้น เพื่อนำไปแลก เปลี่ยนกับหน่วยงานนั้น ๆ
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปีละ 1 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. จัดทำรายงานผลการศึกษาดูงานเสนอผู้บริหารรับทราบ
2. ทำหนังสือตอบขอบคุณหน่วยงานที่ไปศึกษาดูงาน
3. จัดเก็บรายงานสรุปผลการศึกษาดูงานเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจของ สขร.
ไฟล์และสื่อประกอบ
download : PPT KM การจัดทำคำของบประมาณ