เหตุผลในการปฏิบัติ
เพื่อจัดหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารให้เป็นตามที่ พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารกำหนด และเพื่อให้ประชาชนสามารถตรวจดูข้อมูลข่าวสารได้โดยสะดวก
เทคนิคในการปฏิบัติ
1. ศึกษาแนวทางการจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูลข่าวสารที่จะเผยแพร่ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารจาก “เอกสารแนวทางการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของเจ้าหน้าที่ของรัฐ”หน้า 20-หน้า 26
2. พิจารณาว่าข้อมูลข่าวสารที่มีอยู่ เป็นเรื่องในมาตราใด แล้วนำมาแยกเก็บไว้ในแฟ้มของมาตรานั้น ๆ
3. จัดทำดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารเพื่อให้การค้นหาข้อมูลสะดวกขึ้น
4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร
5. ข้อมูลที่นำมาเผยแพร่ต้องเป็นข้อมูล ณ ปีปัจจุบัน ยกเว้นข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง ข้อมูลมติคณะกรรมการ และข้อมูลสถิติ EIA ให้นำข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี มาแสดงด้วย
อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์ความรู้
1. จัดเตรียมแฟ้มและติดป้ายที่สันแฟ้มเรียงตามมาตรา 7 และมาตรา 9 (1) – (8) แฟ้มละ 1 มาตรา
2. จัดเตรียม Post-It ติดขอบเอกสาร เพื่อให้ผู้มาขอรับบริการค้นหาข้อมูลได้โดยละดวกและรวดเร็วขึ้น
ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
ปรับปรุงปีละ 2 ครั้ง
วิธีการติดตามผลภายหลัง
1. จัดทำบันทึกถึงสำนัก/กอง/กลุ่ม ให้จัดส่งข้อมูลข่าวสารของราชการที่อยู่ในความรับผิดชอบ ทุก 6 เดือน/ครั้ง
2. นำข้อมูลข่าวสารมาปรับปรุงในแฟ้ม โดยให้เอาเรื่องเดิมที่ซ้ำซ้อนกันออก
3. ปรับปรุงดัชนีสืบค้นข้อมูลข่าวสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน
4. นำข้อมูลข่าวสาร ที่แยกตามหมวดหมู่แล้ว สำเนาส่งให้ สตป. เพื่อนำเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ทุกครั้งที่มีการปรับปรุงแก้ไข